まだ間に合う!展示会名刺をゴミの山にしないために必要な4つのポイント

まだ間に合う!展示会名刺をゴミの山にしないために必要な4つのポイント

当日はもちろん、それまでに用意しなければならない準備が山盛りのイベントや展示会。終わった後の「やりきった感」はすがすがしいものがあります。

が、展示会やセミナーは開催が終わったここからが本番なのです!まさか、まさか最終日の打ち上げで全て完了、なんて思っている方はいませんよね?下で紹介する4つのことは、最低限早めに実行しないと大変なことになります。

展示会は本当にたいへん

大きなコンベンションセンターやホールで行われるものや、少し広めの会議室で開催されるものなど、展示会やセミナー等催し物は様々な場所・規模で行われています。様々な展示会で色々なサービスを見て回ったり、またセミナーで新しい見地を得られるのは楽しいですし、何より勉強になりますよね。

さて、これが出展側ですとそんな呑気なことを言っていられません。

出展に際しては、やらなければいけないことだらけです。

■ ブースの大きさ、配置、テーマ、内容の決定
■ 展示物、配布物の決定と作成
■ 準備人員、当日人員の確保
■ 搬入、搬出
■ etc・・・

ざっと想像するだけでも本当に大変です。

大変だからこそ、最終日は「やりきった」「やっと終わった」という満足感でいっぱいになります。打ち上げのビールがうまいことといったら!

いやーおつかれさまでした展示会。お客様にもたくさん来ていただけたし、今回は成功って言ってもいいんじゃないかな?うん、名刺もたくさんいただけたしね。いやはやおつかれ、次回の展示会も頑張ろう!よし!! =完=

って、ちょっと待った!

今、展示会のすべてが終わった気になってますね?いえ、展示会の会期は確かに終わりましたが、ほんとうに大事なのはこれからです!!

展示会は「展示会が終わった後」が大事

いいたいことは上の見出しが全てです。

展示会やセミナーって、準備や会期中本当に本当に大変なのに、どうして皆さん出展されるのでしょうか。それは、「文化祭的な達成感・連帯感がほしい」からではありません。決して。 

展示会に出展する理由は、以下のようなものです。

  1. 顧客になりうる情報を集める
  2. 集めた情報を整理する
  3. 整理した情報を元に関係を築く
  4. 顧客として商品・サービスを購入していただく

そう、展示会やセミナーも、最終的な目的は「今まで、サービスや商品をまったく知らなかった方にお客様になっていただき、購入していただく」ことなのです。

展示会・セミナーの会期中は、上記の項番1しか完了していない、ということは、「大事なのはここから」ということがおわかりいただけましたね。

展示会・セミナー後やるべき4つのポイント

じゃあ実際なにをすればよいのでしょうか。

具体的にご紹介します。

1.名刺を整理・管理しよう

会期中にいただいた名刺は、対応した各担当が管理することになるでしょう。共有されることもなく。

下手をすると、日々の忙しさのあまり引き出しに「とりあえず」しまったまま次に日の目を見るのは大掃除の時……なーんてことになったらもったいない!なによりその名刺、他の担当が頑張って頑張って顔をつなごうとしている方の名刺かもしれません。

名刺を整理した上で、全担当が集めた名刺を一つの場所に集約し、共有できるようにしましょう。これが、集めた名刺に対して最低限行うことです。

「一つの場所に集約し共有」するのにお勧めなのが名刺管理アプリやサービス。

名刺を写真で撮影してクラウドに上げることで、容易に共有することが可能です。また、文字部分をテキスト化してくれるサービスもあります。セキュリティに敏感な方は、人力ではなく機械でのOCRサービスを選ばれることが多いようです。

何百枚も集まった名刺をエクセルにまとめようと思うと気が遠くなる作業ですが、名刺管理サービスを使えばあっという間に終わりますよ。

2.名刺の情報を元に情報をまとめよう

名刺を共有し、お名前やメールアドレス等がテキスト化されたら、その情報をまとめる必要があります。もちろんエクセルでお客様の名簿にするのもよいでしょう。

でもせっかくですから、これを機にCRM(顧客管理システム)にお客様情報をまとめてみる、というのはいかがでしょうか。

お客様の基本情報を登録したら、イベント当日に誰が対応してどんな反応だったか、そして今後どういうアプローチをするかなど、忘れがちな見えにくい情報をしっかりと見える化していくことが可能です。

またお客様の情報を共有できる、ということは「誰でも経緯を参照できる」こと。担当が急な異動や退職等で不在になった場合でも、引継ぎをスムーズに行うことができます。

3.まとめた情報を元にコンタクトをとろう

まとめた情報を元に、まずはお客様に「先日はご来場ありがとうございました」のご連絡をしたいですよね。メールを一通一通お客様ごとに書くのもだいじなことですが、ここは「一日でも早く」お客様にコンタクトをとるのが大事です。情報を欲しているお客様は、そのメールに返信としてご連絡をくださることでしょう。

そんな時に便利なのがメール配信システム。すぐにたくさんのお客様にメールを配信できるだけでなく、メールの開封率やクリック数などの計測・分析も可能なものもありますので、ぜひ活用したいですね。

名刺が数百枚も集まったのに、クリック数を見てみたら信じられないほど少ない数値になることも・・・
少し怖いですが、ぜひこの数値を見てメールの改善をしましょう。

4.定期的な連絡で「憶えていてもらう」

メール配信の結果を分析し、より効果的なアプローチを定期的に行うことは「顧客になっていただく」近道といえます。

「クリックしていただいたお客様だけに」「クリックしていただいてから○日後に」「自動で」メールをお送りすることが可能なツールもあります。「メールを開いていただいていないお客様」を抽出して、メールを改めて配信することも可能です。

また、「2通目のメールを開封してくださったお客様へだけお電話でご連絡する」等の運用を行うことで、より効果的にお客様へアプローチすることができます。

展示会でお会いしたお客様は、「今すぐ欲しいわけじゃないけど、ほんの少し興味がある」といったような見込みが薄い方がほとんどです。
定期的にお客様へ連絡をしていくことで、この「ほんの少しの興味」を、少しずつ大きくしていくナーチャリング活動を行っていきましょう。

まとめ

展示会やセミナー等のイベントは、準備や会期期間中など本当に大変ですが、そうしたお客様をたくさん知ることができる大事な機会です。「大変だけど得るものも大きい」んですね。

そんな大変な思いをして得ることができたお客様の情報、ムダにしてしまっては本当にもったいないんです。

是非お客様にアプローチしていただき、本当の意味で「展示会に参加してよかった」「セミナーを開催した意義があった」と手応えを感じてくださいね!

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