名刺は個人管理?それとも会社管理? その効果の違いとは?

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名刺管理と一口に言っても、どのように管理するのか?誰が管理するのか?など色々な方法がありますが、ここでは、名刺の「個人管理」と「会社管理」の違いについてのご紹介いたします。

 

名刺の "個人管理" とは?

『名刺の管理は個人まかせ』という状態です。

名刺専用ファイルや名刺ケースなどを利用されている方も多いのではないでしょうか?名刺交換を頻繁に行う人は、膨大な量の名刺をキチンと整理しておくためにこうしたツールを利用されています。ファイルやケースなども目的の名刺を探しやすくするために工夫を凝らした製品も多く販売されています。

近年では、スマートフォンアプリを利用する人が増えています。スマートフォンアプリで名刺管理をすると外出先でも名刺を確認でき、目的の名刺も検索できるという特長があります。

この記事を読まれている方や同僚などで既にスマートフォンアプリで名刺管理をされている方も多いのではないでしょうか?

 

名刺の "会社管理" とは?

営業や購買・総務など仕事のうえで関わる企業は多岐に渡ります。名刺の会社管理とは、各企業の担当者情報を名刺管理を通して会社として管理することです。

表計算ソフトなどを利用して各企業の担当者情報を集約・管理している企業もありますが、その殆どは、納品先や請求書送付先、年賀状送付先といった、目的ごとに集約されているデータが断片的に存在しているという状態になっています。

会社管理のための専用システムを利用している企業では、担当者情報の更新履歴なども記録しておけます。また、社内で人脈情報の共有が行いやすく、担当変更があった際も引継ぎをスムーズに済ませることにも役立てています。

最近では、名刺の個人管理同様にスマートフォンに対応したシステムも登場しています。各人が名刺を登録していくだけでデータが自動集約されるので、データ集約担当者の業務軽減に役立てられています。

 

"個人管理" と "会社管理" の違い

名刺の "個人管理" では、会社として管理するためのルールを設ける必要がなく、名刺管理のために会社としてコストが発生しないという場合も多いのではないでしょうか?その代わり、異動や退職に伴って名刺情報も無くなってしまい、自社と関わりのある人の情報を残しておくことができません。

一方、"会社管理" ではデータとしてキチンと残しておくことができます。"会社管理" で情報を集約しておくことで年賀状やお中元などにこのデータを活用することもできます。名刺管理の専用システムでは、費用こそかかりますが部署や役職の変更履歴までも残しておけるものもありますし、各人がスマートフォンで登録していくだけで会社と関わりのある人のデータベースが出来上がっていくというメリットもあります。

会社として関わりのある人の情報を集約する必要がある場合には、"会社管理" 用の名刺管理システムの利用が便利です。

 

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